Формирование архива кадровых документов кратко

Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством.

Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.

Архив в соответствии с законодательством обеспечивает: право граждан на доступ к документированной информации о них; право знать, кто и в каких целях использует и использовал эту информацию.


За время работы в любой компании накапливается большое количество документов, которые имеют установленные сроки хранения.

Определяем срок хранения документов

С 1 октября 2010 года вступил в силу приказ Минкультуры России № 558*. Этот приказ заменил собой Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г.

www.kdelo.ru Статьи в тему: «Выявляем и уничтожаем устаревшие документы» (№ 4, 2009) «Архив организации: с чего начать?» (№ 11, 2008) «Обязательно ли составлять номенклатуру дел?» (№ 3, 2006).

Обратите внимание: с введением приказа изменились сроки хранения отдельных видов документов.

Формирование архива кадровых документов кратко

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения экспертной комиссии.

Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов.

Формирование архива кадровых документов краткое

Архивирование кадровых документов в организации происходит по определенным правилам, устанавливаемым как на законодательном уровне, так и на уровне самих организаций (в локальных актах). Что это за правила и как они применяются на практике, расскажем далее в статье.

Кто проводит подготовку кадровых документов в архив?

Какие документы подлежат архивированию?

Куда передаются документы из отдела кадров?

Что включает в себя подготовка дел к архивированию?

Кто проводит подготовку кадровых документов в архив?

Подготовку дел к передаче в архив могут возложить и на одного сотрудника, и на нескольких сразу — всё зависит от объема документов, которые подлежат архивированию.

При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами (ч. 9 ст. 23 Закона об архиве).

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.

Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

Текущее хранение документов определяется не только понятием номенклатуры дел, но и формированием дел.

Документы, которые не находятся на руках у исполнителей, при их хранении группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию. Эта процедура называется «формированием дела».

В соответствии с пунктом 72 ГОСТ Р 51141-98 формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию.

В них содержатся формы документов, необходимых для формирования дел.

Сроки хранения определяются по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[2] (далее – Перечень 2010) и по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»[3] (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НЕОБХОДИМО ОБРАБАТЫВАТЬ?

Скорее всего, о порядке хранения документов работники отдела кадров знают только приблизительно. В лучшем случае они могут определить, какие документы хранятся 50 лет, а какие – 5.

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО

Наименование должности руководителя Протокол ЭК

службы делопроизводства организации структурного подразделения

Подпись Расшифровка подписи от _____________ №_______

Дата

Уничтожение документов.

После утверждения описей дел, составленных экспертной комиссией, организация может уничтожить документы с временными сроками хранения, срок хранения которых истек.

«Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению».

(пункт 98 ГОСТ Р 51141-98).

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Напомним, что правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

На обложке размещают основную информацию:

  • название организации, код ее подразделения;
  • номер дела и его заголовок;
  • даты;
  • срок хранения;
  • число листов;
  • архивный шифр.

Обязательно нужно составить опись дел (в двух экземплярах). Информация в описи и на обложках дел должна совпадать.

Если документы отправляются в архив организации, их принимает и проверяет ответственное лицо в присутствии работника, предоставившего бумаги. На обоих экземплярах описи проставляют отметки о том, что дело в наличии.

В конце описи указывают количество переданных дел, номера тех, что отсутствуют, дата передачи и подписи.

Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

Основные требования к формированию и оформлению дел изложены в следующих документах:

— Приказ Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;

— «Основные правила работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления (далее – ГСДОУ) формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов или децентрализовано.

Комментарии 0

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *